Las pymes tienen hasta el final de este mes para poder depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. Esta obligación, que deben llevar a cabo anualmente, es el paso final de sus obligaciones contables; una pauta que tienen que seguir para evitar incurrir en determinadas consecuencias que pueden perjudicar al negocio, e incluso, terminar en sanción económica en los casos más graves.
Así, una vez que las cuentas han sido aprobadas, deben presentarse en el registro donde la empresa tenga su domicilio social para evitar, por ejemplo, el cierre de la hora registral. Esto conlleva que no se pueda inscribir en el registro mercantil ningún documento referido a la sociedad mientras no se cumpla con esta exigencia.
Sin embargo, no es solo esencial el depósito de las cuentas en sí; realizar una presentación de estos documentos de manera adecuada es necesario para evitar no formalizar esta obligación dentro de plazo.
Por ello, hay registros mercantiles como los de Madrid, Barcelona, Valencia, Alicante o Castellón, que, para facilitar esta labor, presentan avisos de defectos frecuentes o guías para la subsanación de errores. De esta forma, es posible compilar dónde se concentran mayormente los errores de las empresas a la hora de depositar las cuentas.
Según añadió Jorge Capéans, secretario general del registro de Economistas Contables (CE), "la inmensa mayoría de los defectos que notifican los registros no son contables, sino documentales: incoherencias entre el certificado, el acta y lo que efectivamente se adjunta. Se evitan con una revisión de diez minutos antes de generar el fichero".
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¿Cuáles son los principales fallos que están cometiendo las pymes al presentar sus cuentas anuales?
Certificado de aprobación de las cuentas
Un fallo clásico pasa por presentar un certificado de cuentas anuales que solo aclara que se aprueban las cuentas, sin indicar si el resultado de las mismas va a dividendos, reservas o compensación de pérdidas. Este tipo de supuestos se dan por incompletos y se rechaza la presentación.
Declaración de titularidad real
Esta obligación, que sufrió cambios en los modelos que se publicaron en 2023 (el formulario actual lleva en vigor desde esa fecha) es otro de los aspectos en los que se comenten fallos por una cuestión que se escapa a las empresas. Y es que la declaración de la titularidad real de la sociedad debe ir referida a la fecha de aprobación de las cuentas del envío, y no a la de cierre del ejercicio. Un error técnico asociado muy frecuente es marcar NO por error en la primera pregunta, que hace que el documento se adjunte vacío aunque se hubiera rellenado.
Información de los datos de identificación, como el CNAE
Los avisos recientes insisten en cumplimentar bien la hoja de datos generales: incluir el código IRUS de la sociedad, o indicar el número de mujeres y el total de miembros del órgano de administración cuando corresponda y rellenar los epígrafes de personal asalariado por tipo de contrato y sexo (apartados que también sufrieron cambios en los modelos que se publicaron en 2024).
Hay registros que señalan estas pautas porque se presentan errores como no indicar el código IRUS de la sociedad o generarlo mal, o tratar de consignar la actividad con una clasificación CNAE desactualizada.
En este caso, como apuntó Jorge Capéans, los requisitos de la hoja de identificación (IRUS, LEI, número de mujeres y total de miembros del órgano de administración, personal asalariado por tipo de contrato y sexo) aplican también a los modelos abreviado y PYME, dirigidos a las empresas de menor tamaño, porque la hoja de datos generales es común a los tres modelos. Asimismo, a los tres modelos de cuentas les afecta la supresión del CNAE 2009.
Además, como recordó el secretario general de EC, desde el 29 de mayo solo es válido el CNAE 2025 (dado que se elimina toda referencia al de 2009), así que "consignar el código antiguo ya es motivo directo de defecto". Algún registro, como el de Zaragoza, avisa también de que calificará con defecto las cuentas que no rellenen las casillas de mujeres y total de miembros del órgano de administración.
En cuanto al código IRUS, un matiz importante es que los registros no lo formulan igual (Zaragoza habla de obligatorio, Castellón de recomendación y de obligación para quien ya lo tiene asignado). "Los registros lo están exigiendo de forma creciente y puede consultarse gratis en el directorio abierto de registradores.org. Las sociedades de nueva creación (que ya no tienen tomo ni folio), se identifican necesariamente por el IRUS", aclaró el experto.
Estados de cambio en el Patrimonio Neto
Afecta especialmente a pymes que usan modelo abreviado o PGC Pymes, que no están obligadas a presentar el ECPN. El error es por un efecto de forma, que surge cuando el certificado del acta de la junta menciona que se acompaña ese documento, pero luego no se aporta: si el acta dice que se acompaña, el registro lo exige. Es decir, el defecto lo crea la propia incoherencia entre lo que dice el acta y lo que se adjunta.
Error de la huella digital y las fechas
Según el Registro Mercantil de Castellón, este es uno de los defectos que más notificaciones provoca, pese a que sea una cuestión formal y puramente de orden al momento de proceder a la presentación. Registros como los de Castellón y Alicante señalan que la fecha de expedición del certificado del acta de la junta debe ser igual o posterior a la generación de la huella digital que se genera en la presentación.
Esto se debe a que, para presentar la cuentas anuales, las pymes emplean la aplicación digital D2 del Colegio de Registradores, que crea un fichero digital para presentar las cuentas. Al generar el fichero en el programa, el sistema crea una huella digital con la fecha y hora exactas. Si la fecha de expedición del certificado del acta de la junta es anterior, se califica con defecto.
Según aclaran los registros consultados, el orden correcto de presentación es, en primer lugar, preparar la documentación; en segundo lugar, generar el fichero D2 y, por último, firmar el certificado. En ese sentido, el Registro Mercantil de Barcelona añade un matiz práctico importante si hay que subsanar este error: si para corregir el defecto se genera un nuevo archivo ZIP, esto generará una nueva huella digital, que será necesario transcribir en un nuevo certificado firmado.
Documento sobre “servicios a terceros”
Este documento permite identificar operaciones de prestación de servicios a terceros que ha llevado a cabo la sociedad, por lo que solo afecta a determinadas sociedades (como despachos, asesores, o aquellas empresas que ejercen funciones de accionista por cuenta de otra persona, entre otros).
Sin embargo, tanto en aquellos casos donde la empresa está obligada a presentar este documento porque realiza estos servicios y no lo hace, como en aquellos donde no presta estos servicios y lo incluye, son causa de rechazo por parte del registro.
En ese sentido, el registro de Castellón y el de Alicante, por ejemplo, califican como defectuosa la presentación por parte de la sociedad que presta esos servicios (domiciliación, administración de sociedades) y omite el documento y también la que, no presentándolos, lo incluye. La recomendación es comprobar, antes de generar el fichero ZIP, que ese documento no está marcado en la instancia si no procede.
Sanciones con multas de entre 1.200 y 60.000 euros
Asimismo, cabe recordar que, si ante fallos y contratiempos, las cuentas anuales no se depositan antes del próximo 30 de julio, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede sancionar con multas de entre 1.200 y 60.000 euros, a partir de lo dispuesto en el Artículo 283 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC).
Además, las sanciones no son la única consecuencia que se deriva de no cumplir con esta obligación. Como se ha mencionado, puede conllevar el cierre de la hoja registral, que impide inscribir en el registro ningún documento o acto, exceptuando los que permiten el cese o dimisión de administradores y directores, la revocación o renuncia de poderes, o la disolución de la sociedad. Este último aspecto, además, puede poner en jaque la reputación del negocio.